Belegverarbeitung Eingangsrechnungen
Automatische Erfassung, Klassifizierung und Kontierung eingehender Rechnungen aus Mail, DATEV Unternehmen Online und E-Rechnungs-Formaten.
Das Problem
Eingangsrechnungen landen in jeder Kanzlei täglich in verschiedensten Kanälen — per E-Mail als PDF, via DATEV Unternehmen Online, zunehmend als E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD). Steuerfachangestellte öffnen, prüfen, kontieren und buchen jede einzeln. Bei mittleren Mandanten sind das 50–200 Belege im Monat, bei Gewerbebetrieben auch deutlich mehr.
Was FounderOS automatisiert
- Multi-Kanal-Eingang: Mail-Postfach, DUO, Upload-Webhook, Drag-and-Drop
- Extraktion: OCR + lokales LLM liest Rechnungsnummer, Datum, Betrag, USt-Satz, Lieferant, IBAN, Skonto-Bedingungen
- Kontierungs-Vorschlag: basierend auf Lieferanten-Historie und Kontenrahmen (SKR 03/04) pro Mandant
- E-Rechnungs-Support: XRechnung und ZUGFeRD ≥ 2.0.1 werden nativ verarbeitet (kein OCR nötig)
- Pflicht-Check: Skonto-Frist, USt-Ausweis, Pflichtangaben § 14 UStG
Regulatorischer Kontext
Seit 01.01.2025 besteht Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B (§ 14a UStG). Versandpflicht wird stufenweise eingeführt — bis 31.12.2026 Papier/PDF zulässig, ab 01.01.2028 vollständige Pflicht. Kanzleien, deren Mandanten E-Rechnungen versenden oder empfangen, brauchen einen funktionierenden Prozess.
Was bleibt beim Mitarbeiter
Die finale Freigabe. FounderOS schlägt vor, buchen tut der Mensch — oder, nach Konfiguration, ein Bot mit Vier-Augen-Prinzip für unkritische Mandanten.